Όταν ο/η Υποψ. Διδάκτορας ολοκληρώσει τη διδακτορική διατριβή:
1. Παραδίδει αντίγραφο της διδακτορικής διατριβής σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή σε κάθε μέλος της Τριμελούς Επιτροπής του/της, η οποία συντάσσει την «Εισηγητική Έκθεση».
α) Η Εισηγητική, με πρωτότυπες υπογραφές Τριμελούς, κατατίθεται (από τη Γραμματεία του Τομέα ή τον Επιβλέποντα) στην Κεντρική Γραμματεία Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων & Υποψηφίων Διδακτόρων του Τμήματος, όπου πρωτοκολλείται και ελέγχεται ως προς την ορθότητα του θέματος και τις πρωτότυπες υπογραφές της Τριμελούς.
β) Κατόπιν, ο Τομέας προτείνει και η Συνέλευση του Τμήματος εγκρίνει την Επταμελή Εξεταστική Επιτροπή.
2. Μόλις οριστεί η Επταμελής Εξεταστική Επιτροπή, ο/η υπ. διδάκτορας καταθέτει στην Κεντρική Γραμματεία Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων & Υποψηφίων Διδακτόρων του Τμήματος υπογεγραμμένη την σχετική Δήλωση Παράδοσης Δ.Δ. (φόρμα Δήλωσης Παράδοσης Αντιτύπων Δ.Δ.), και ιδία ευθύνη, παραδίδει τα αντίγραφα της διατριβής στα μέλη της 7μελούς Εξεταστικής Επιτροπής.
3. Μετά την δημόσια υποστήριξη της διδ. διατριβής, και προκειμένου να αναγορευτεί, ο/η υπ. διδ. οφείλει να:
α. Καταχωρίσει την διδακτορική διατριβή στο Ιδρυματικό Αποθετήριο Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ε.Κ.Π.Α. "Πέργαμος" (οδηγός διαδικασίας - φόρμα αιτήματος περιορισμού πρόσβασης στο πλήρες κείμενο της Δ.Δ. για εξαιρετικούς λόγους)
β. Καταθέσει την διδακτορική διατριβή στο Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών (ΕΑΔΔ) σύμφωνα με τις οδηγίες της Κεντρικής Γραμματείας Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων & Υποψηφίων Διδακτόρων του Τμήματος.
Η εργασία πρέπει να είναι στην τελική της μορφή μετά τις επισημάνσεις της Εξεταστικής Επιτροπής.
Το ΕΚΤ λαμβάνει την εγγραφή της εργασίας, την ελέγχει και εάν είναι αποδεκτή, ενημερώνει ηλεκτρονικά την Κεντρική Γραμματεία Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων & Υποψηφίων Διδακτόρων του Τμήματος ότι έχει κατατεθεί και εγκριθεί η διδακτορική διατριβή στο ΕΚΤ.
Εφόσον ολοκληρωθούν οι ως άνω διαδικασίες, η αναγόρευση του/ης Υποψήφιου/ας Διδάκτορος είναι θέμα της επόμενης Συνέλευσης του Τμήματος, στην οποία θα κληθεί να παραστεί και να ορκιστεί ενώπιον του Σώματος αυτής.
Σας ενημερώνουμε ότι είναι σκόπιμο, στο εσώφυλλο κάθε κατατιθέμενης και εγκρινόμενης διδακτορικής διατριβής του Πανεπιστημίου μας, να μνημονεύεται, σε εμφανές σημείο, η σύνθεση της Τριμελούς Συμβουλευτικής Επιτροπής, καθώς και της Επταμελούς Εξεταστικής Επιτροπής της διατριβής.
Σε περίπτωση αφυπηρέτησης επιβλέποντος ή μελών της Τριμελούς Συμβουλευτικής Επιτροπής να αναφέρεται η αρχική σύνθεση της επιτροπής πριν από την αντικατάστασή τους και στη συνέχεια να μνημονεύεται η αντικατάσταση του επιβλέποντος ή των μελών της Τριμελούς και να αναφέρεται η σύνθεση της Επταμελούς Εξεταστικής Επιτροπής.
Για παράδειγμα:
Τριμελής Συμβουλευτική Επιτροπή
Επιβλέπων: Καθηγητής Χ
Μέλη: ……………………
Επταμελής Εξεταστική Επιτροπή
Επιβλέπων: Αντικατάσταση του καθηγητή Χ από τον καθηγητή Ψ με βάση την απόφαση της Συνέλευσης του Τμήματος ΠΕΔΔ (συνεδρίαση …../…../………).
Μέλη: …………………..